Uitnodigingsmails die aankomen en herkend worden
Een evaluatie staat of valt met de respons. Die begint bij de uitnodigingsmail: komt hij aan, en ziet de ontvanger in één oogopslag dat het om een evaluatie van zijn eigen afdeling gaat? Op deze pagina leest u wat u als coördinator kunt doen om dat te bereiken, en wat uw ICT-afdeling kan doen als mails in de spam belanden.
De instellingen op deze pagina past u aan als coördinator, dus degene die de evaluaties opzet en beheert. Deelnemers en opleiders kunnen dit zelf niet wijzigen.
Wat staat vast en wat kunt u aanpassen?
| Onderdeel | Aan te passen? | Waar |
|---|---|---|
| Afzendernaam en -adres | Nee | Altijd Perito Professional Performance <noreply@peritoprofessionalperformance.nl> |
| Onderwerp van de uitnodiging | Ja | Per evaluatie, in de stap met het e-mailschema |
| Onderwerp van de herinnering | Ja | Per evaluatie, in de stap met het e-mailschema |
| Ondertekening van de mail | Ja | In uw profiel: logo, naam, website en eigen tekst |
| Herinneringsschema | Ja | Per evaluatie, in de stap met het e-mailschema |
1. Maak het onderwerp herkenbaar
Standaard krijgt de uitnodiging een algemeen onderwerp. Ontvangers herkennen dat niet altijd als iets van hun eigen ziekenhuis, en verwijderen de mail dan als ongewenst. Een eigen onderwerp voorkomt dat.
Zo stelt u het in:
- Ga bij het opzetten van de evaluatie naar de stap met het e-mailschema.
- Zet Aangepast onderwerp aan bij de uitnodiging en typ uw eigen onderwerp.
- Doe hetzelfde bij de herinnering. Tip: kopieer het onderwerp van de uitnodiging en zet er Herinnering: voor.
- Gebruik het pijltje bij het sjabloon om een voorbeeld van de mail te bekijken.
Een goed onderwerp noemt het ziekenhuis, de afdeling en het instrument. Bijvoorbeeld:
- Zuyderland Cardiologie: uw feedback op het opleidingsklimaat (D-RECT)
- Herinnering: Zuyderland Cardiologie: uw feedback op het opleidingsklimaat (D-RECT)
In het voorbeeld van de mail ziet u een fictieve naam, datum en link. Dat zijn voorbeeldwaarden; in de echte uitnodiging staan de gegevens van de deelnemer.
2. Zet uw eigen ondertekening onder de mail
In uw profiel kunt u een logo, naam, website en eigen tekst toevoegen. Die verschijnen als ondertekening onder de uitnodigingen en herinneringen die u verstuurt.
Dit is de belangrijkste stap om de mail herkenbaar te maken. Met het logo van uw ziekenhuis en de naam van de opleider of opleidingscommissie ziet de ontvanger direct dat de uitnodiging vanuit de eigen organisatie komt, ook al staat er een andere afzender boven.
Een voorbeeld van een eigen tekst:
Namens de opleidingscommissie Cardiologie vragen wij u deze korte vragenlijst in te vullen. Uw antwoorden zijn anoniem en helpen ons het opleidingsklimaat te verbeteren.
3. Kondig de evaluatie vooraf aan
Laat de opleider de evaluatie vooraf aankondigen, bijvoorbeeld in het vakgroepoverleg, de onderwijsbijeenkomst of met een korte mail. Wie een uitnodiging verwacht, opent hem ook. Noem daarbij:
- welke evaluatie eraan komt en wanneer;
- dat de uitnodiging komt van Perito Professional Performance;
- dat het onderwerp begint met de naam van uw ziekenhuis en afdeling.
4. Houd de herinneringen beperkt en gevarieerd
Standaard gaat er om de zes dagen een herinnering uit, met een maximum van vijf. Door zes dagen te kiezen in plaats van zeven valt de herinnering niet steeds op dezelfde weekdag. Wie de vragenlijst heeft ingevuld, krijgt geen herinneringen meer. Wie hem heeft geopend maar niet afgerond, krijgt ze wel.
Houd de voortgang tijdens de meetperiode in de gaten via het overzicht van de evaluatie. Blijft de respons achter, vraag de opleider dan om de groep persoonlijk aan te sporen. Dat werkt beter dan extra herinneringen.
Mails komen in de spam terecht
De uitnodigingen worden technisch correct verstuurd: ze zijn digitaal ondertekend en slagen voor alle gangbare controles (SPF, DKIM en DMARC). Komen ze toch in de spam of helemaal niet aan, dan houdt het spamfilter of de firewall van uw organisatie ze tegen.
Wat de ontvanger zelf kan doen: het afzenderadres noreply@peritoprofessionalperformance.nl toevoegen aan zijn veilige afzenders, en in de spammap de mail markeren als geen ongewenste e-mail.
De structurele oplossing: vraag uw ICT-afdeling om onze verzendserver op de witte lijst te zetten. Wij adviseren om dat op de verzendserver te doen, eventueel aangevuld met digitaal ondertekende mail van ons domein. Het hele domein vrijgeven is niet nodig.
De technische gegevens die uw ICT-afdeling daarvoor nodig heeft, sturen wij op verzoek toe. Uw ICT-afdeling kan deze rechtstreeks bij ons opvragen via support@peritoprofessionalperformance.nl.