Beheren afdeling

Voordat u een evaluatieronde kunt opzetten, is het belangrijk dat alle personen op uw afdeling correct in het systeem staan. In het Ledenbeheer beheert u wie er op uw afdeling staan, in welke functie, en met welk e-mailadres.

Open het tabblad Ledenbeheer om te beginnen.

Overzicht van uw afdeling

In het Ledenbeheer ziet u een boomstructuur met afdelingen en groepen. Klik op uw afdeling om alle personen te zien die eraan gekoppeld zijn. Per persoon ziet u de naam, het e-mailadres, de functie en het niveau.

Elke persoon heeft een status: actief of inactief. Alleen actieve personen kunnen worden toegevoegd aan evaluatierondes, ingelogd op het portaal en e-mails ontvangen van het systeem.

Functie: de functie bepaalt voor welke evaluaties iemand in aanmerking komt. De belangrijkste functies zijn:

  • Medisch specialist — komt in aanmerking voor SETQ (als te beoordelen persoon), TeamQ, INCEPT/IFMS en WellNext Scan
  • A(N)IOS / Fellow — komt in aanmerking voor D-RECT, SETQ (als beoordelaar) en WellNext Scan
  • Verpleegkundige — komt in aanmerking voor BLiNC

Niveau: het niveau bepaalt de rechten van een persoon. Een hoofd opleider met het juiste niveau kan rapporten inzien via het portaal.

Een persoon toevoegen

  1. Navigeer in de boomstructuur naar de juiste afdeling.
  2. Klik op Persoon toevoegen.
  3. Vul de gegevens in: voornaam, achternaam, e-mailadres en functie.
  4. Controleer of de functie correct is — dit bepaalt bij welke evaluaties de persoon verschijnt.
  5. Klik op Opslaan.

Let op: het e-mailadres moet uniek zijn in het systeem. Als een persoon al met hetzelfde e-mailadres op een andere afdeling staat, krijgt u een melding. Neem in dat geval contact op met de supportafdeling.

Gegevens van een persoon wijzigen

  1. Zoek de persoon op in de boomstructuur van uw afdeling.
  2. Klik op de naam om de gegevens te openen.
  3. Pas de gewenste velden aan (bijvoorbeeld naam, e-mailadres of functie).
  4. Klik op Opslaan.

Veelvoorkomende wijzigingen:

  • Functie aanpassen — bijvoorbeeld van ANIOS naar AIOS, of van fellow naar medisch specialist. Dit is belangrijk omdat de functie bepaalt bij welke evaluaties iemand verschijnt.
  • E-mailadres wijzigen — bijvoorbeeld bij een naamswijziging of overstap naar een ander ziekenhuis.
  • Naam corrigeren — tikfouten in de naam worden zichtbaar in uitnodigingsmails en rapporten.

Personen deactiveren (niet verwijderen)

Personen kunnen niet uit het systeem verwijderd worden. Dit is bewust zo ingericht: door personen te behouden blijft de historische data intact, waaronder eerdere evaluaties en rapporten.

In plaats van verwijderen zet u personen op inactief. Een inactieve persoon kan niet meer inloggen op het portaal, wordt niet meer meegenomen in evaluatierondes en ontvangt geen e-mails meer van het systeem. Alle historische gegevens blijven bewaard.

Wisseling van A(N)IOS: deactiveren en importeren

Bij de wisseling van A(N)IOS (bijvoorbeeld aan het begin van een nieuw opleidingsjaar) kunt u in één keer alle vertrokken A(N)IOS deactiveren en de nieuwe groep importeren. Dit gaat als volgt:

Stap 1. Open het ledenbeheer

Open het ledenbeheer.

Stap 2. Alle huidige leden deactiveren

Navigeer naar de desbetreffende groep (bijvoorbeeld A(N)IOS en Fellows). Klik rechtsboven op het menu bij Leden en kies Alles deactiveren.

Er verschijnt een bevestigingsscherm met een overzicht van de personen die op inactief worden gezet. Bevestig door op Deactiveren te klikken.

Wat gebeurt er? Alle personen in deze groep worden op inactief gezet. Zij kunnen vanaf dit moment niet meer inloggen, worden niet meer meegenomen in evaluatierondes en ontvangen geen e-mails meer.

Stap 3. Nieuwe lijst importeren

Klik nu op het menu bij Leden en kies Leden importeren. Selecteer uw Excel-bestand met de volledige, actuele lijst van A(N)IOS. Deze lijst bevat alle A(N)IOS die er op dit moment zijn — het maakt niet uit of zij al in het systeem staan of nieuw zijn.

Bij de importinstellingen is het belangrijk dat u het volgende selecteert:

  • Bestaande leden bijwerken — selecteer deze optie (niet "Bestaande leden overslaan"). Hierdoor worden zowel nieuwe als bestaande personen verwerkt.
  • Bestaande waarden behouden — zet deze optie aan. Dit voorkomt dat gegevens van bestaande A(N)IOS onbedoeld worden overschreven.
  • Inactieve leden heractiveren — zet deze optie aan. Hierdoor worden A(N)IOS die in stap 2 zijn gedeactiveerd maar nog steeds op de nieuwe lijst staan, automatisch weer op actief gezet.

Stap 4. Import starten

Klik op Import starten. Het systeem verwerkt de lijst en u bent klaar.

Resultaat: nieuwe A(N)IOS zijn toegevoegd, vertrokken A(N)IOS zijn gedeactiveerd, en A(N)IOS die er nog steeds zijn, zijn weer actief. Al hun historische data is bewaard gebleven.

Meerdere personen tegelijk toevoegen (zonder deactiveren)

Wilt u alleen nieuwe personen toevoegen zonder de bestaande groep te deactiveren? Gebruik dezelfde importfunctie als hierboven, maar sla stap 2 (deactiveren) over. Kies bij de importinstellingen voor Bestaande leden overslaan als u alleen nieuwe personen wilt toevoegen.

Zorg ervoor dat het Excel-bestand de volgende kolommen bevat: voornaam, achternaam, e-mailadres en functie.

Veelgestelde vragen over het ledenbeheer

Kan ik een persoon verwijderen uit het systeem? Nee, personen kunnen niet verwijderd worden. Dit is bewust zo ingericht om historische data te bewaren. U kunt een persoon wel op inactief zetten. Inactieve personen nemen niet meer deel aan evaluatierondes en ontvangen geen e-mails meer.

Een persoon staat op een andere afdeling en ik kan het e-mailadres niet gebruiken. E-mailadressen zijn uniek in het systeem. Als de persoon ook bij uw afdeling hoort, neem dan contact op met de supportafdeling. Wij kunnen de persoon aan meerdere afdelingen koppelen.

Ik zie personen van andere afdelingen in mijn overzicht. Controleer of u de juiste afdeling heeft geselecteerd in de boomstructuur. Ziet u nog steeds personen die er niet horen? Neem contact met ons op.

Hoe weet ik of alle gegevens correct zijn? Loop voor het starten van een evaluatieronde de lijst door. Controleer met name de functie (A(N)IOS, medisch specialist, verpleegkundige) en de e-mailadressen. Onjuiste e-mailadressen leiden tot niet-bezorgde uitnodigingen.

Kan ik een Excel-lijst uploaden met alle personen? Ja. Gebruik de importfunctie in het uitgebreide ledenbeheer (zie de sectie hierboven). De Excel-lijst moet minimaal de kolommen voornaam, achternaam, e-mailadres en functie bevatten.

Wilt u een account overdragen aan een opvolger? Neem contact op met de supportafdeling. Wij kunnen het account koppelen aan het e-mailadres van de opvolger.