WellNext Scan voor huisartsenpraktijken

De WellNext Scan brengt welzijn en werkbeleving in kaart. Voor huisartsenpraktijken is er een aparte inrichting: u evalueert het hele praktijkteam — van huisarts tot doktersassistente — en één of meer personen krijgen de rol van rapportbeheerder om het rapport in te zien.

Deze pagina beschrijft beide stappen: eerst het praktijkteam in het systeem zetten, daarna de evaluatieronde opzetten.

Werkt u in een ziekenhuis of opleidingsafdeling? Gebruik dan de pagina Opzetten WellNext Scan.

Let op: huisartsenpraktijken werken in een eigen omgeving, los van de ziekenhuisomgevingen. U komt er via perito.website: klik in het menu op Inloggen en kies Huisartsen.

Wat de vragenlijst meet

De vragenlijst gaat over de vitaliteit en werkvoldoening van de teamleden in uw praktijk. Daarnaast komen drie domeinen aan bod die daarop van invloed kunnen zijn:

• de ervaren cultuur in de praktijk
• de organisatie van de (zorg)praktijk
• individuele vaardigheden

Na elk vragenblok is er ruimte voor een toelichting. Het invullen kost ongeveer vijf minuten.

Deelname is anoniem: de resultaten worden anoniem gerapporteerd en zijn niet herleidbaar tot individuen. De antwoorden in de open tekstvakken worden wel letterlijk overgenomen in het teamrapport. Wijs uw team daarop, zodat niemand daar per ongeluk herleidbare informatie invult.

Stap A. Het praktijkteam importeren

Het importtemplate

Voor huisartsenpraktijken is er een eigen Excel-template. Daarin staan de functies van een praktijkteam klaar en is er een kolom om de rapportbeheerder aan te wijzen.

Download het importtemplate voor huisartsenpraktijken (Excel)

Het template bestaat uit twee tabbladen:

• Ledenlijst — hier vult u het praktijkteam in, één persoon per regel.
• Lookup tables — de keuzelijsten waar de kolommen naar verwijzen. Dit tabblad laat u ongewijzigd.

Op het tabblad Ledenlijst vult u de volgende kolommen in:

Beschikbare functies: Huisarts, Praktijkmanager, Doktersassistente, Verpleegkundig specialist, Basisarts, Spreekuurondersteuner, Physician assistant en Overig.

Let op: wijs altijd minimaal één rapportbeheerder aan. Zonder rapportbeheerder is er na afloop niemand die het rapport in het portaal kan openen.

De lijst importeren

1. Open het tabblad Ledenbeheer en navigeer in de boomstructuur naar uw praktijk.
2. Klik rechtsboven op het menu bij Leden en kies Leden importeren.
3. Selecteer het ingevulde Excel-bestand.
4. Bij de importinstellingen kiest u Bestaande leden bijwerken als u een bestaande lijst actualiseert, of Bestaande leden overslaan als u alleen nieuwe personen toevoegt.
5. Klik op Import starten.

Controleer na afloop of iedereen op actief staat en of de functies kloppen. De functie bepaalt bij welke evaluaties iemand in aanmerking komt.

Stap B. De evaluatieronde opzetten

Open het tabblad Evaluatierondes.

Stap 1. Nieuwe evaluatieronde aanmaken

Klik op Nieuwe evaluatieronde toevoegen.

• Bij Variant kiest u voor de WellNext Scan. Klik op Volgende.
• De startdatum staat standaard op vandaag. Pas deze aan indien gewenst. Doe hetzelfde voor de einddatum.
• Met de optie Houd mij op de hoogte via e-mailmeldingen ontvangt u bericht wanneer iemand de vragenlijst heeft ingevuld en wanneer de evaluatieronde is afgerond. Schakel deze optie uit als u dit niet wenst.
• Klik op Volgende.

Stap 2. E-mailschema instellen

• Kies het e-mailsjabloon Wellnext_invitation_GP — het sjabloon met de tekst voor huisartsenpraktijken. Klik op de knop rechts om een voorbeeld te bekijken.
• Schakel Automatische uitnodiging in om de uitnodigingsmails automatisch te laten versturen. Kies vervolgens de gewenste optie.
• Kies het herinneringssjabloon Wellnext_reminder_GP. Bekijk eventueel het voorbeeld.
• Schakel ook Automatische herinnering in en kies de gewenste interval.
• Klik op Volgende.

Stap 3. Onderdelen selecteren (optioneel)

U zit nu in het tabblad Extra. Hier kunt u onderdelen van de WellNext Scan aan- of uitzetten. In de meeste gevallen kunt u deze stap overslaan en de standaardinstellingen behouden.

• Wilt u een onderdeel overslaan? Kies dan bij het betreffende onderdeel voor Ja.
• Klik op Volgende.

Stap 4. Deelnemers toevoegen

• Bij Te beoordelen personen voegt u de rapportbeheerder(s) toe. Zij kunnen het rapport later inzien via het portaal.
• Bij Overige deelnemers voegt u het hele praktijkteam toe:
  • Zoek in de boomstructuur links naar uw praktijk.
  • Klik op het plusteken rechts om alle personen in de groep in één keer toe te voegen.
  • Hoort iemand er niet bij? Klik dan op het minteken naast de naam om deze persoon te verwijderen.

Stap 5. Afronden

Klik op Evaluatierondes aanmaken om de evaluatie te starten.

De uitnodigingsmails en herinneringen worden automatisch verstuurd volgens het ingestelde schema.

Rapport

Op de dag na de einddatum genereert het systeem automatisch het rapport. De rapportbeheerder kan dit rapport bekijken via het portaal en heeft daar ook de mogelijkheid om het rapport tijdelijk met een collega te delen.

Veelgestelde vragen

Is het invullen anoniem? Ja. De resultaten worden anoniem gerapporteerd en zijn niet herleidbaar tot individuen. Houd er wel rekening mee dat de antwoorden in de open tekstvakken letterlijk in het teamrapport worden overgenomen.

Hoeveel mensen moeten meedoen voor een rapport? Er geldt een minimum aantal ingevulde vragenlijsten voordat het systeem een rapport genereert. Dit beschermt de anonimiteit van de deelnemers. Neem bij een klein team vooraf contact met ons op, dan kijken we mee.

Kan ik meerdere rapportbeheerders aanwijzen? Ja. Zet bij iedere persoon die het rapport mag inzien Rapportbeheerder in de kolom Level (rapportbeheer), en voeg hen in stap 4 toe bij Te beoordelen personen.

Iemand is uit dienst. Kan ik die persoon verwijderen? Personen kunnen niet verwijderd worden — dat zou historische gegevens wissen. Zet de persoon op inactief in het Ledenbeheer. Zie Beheren afdeling.

Kan ik achteraf deelnemers toevoegen of verwijderen? Ja. Klik op Deelnemers bij de betreffende evaluatieronde om personen toe te voegen of te verwijderen.

Kan ik onderdelen van de WellNext Scan overslaan? Ja. In stap 3 (tabblad Extra) kunt u per onderdeel aangeven of u dit wilt overslaan. Dit wordt alleen in bijzondere gevallen gebruikt.