Opzetten INCEPT/IFMS voor coördinatoren
De INCEPT is een 360-graden feedbackinstrument voor medisch specialisten, veelal ingezet als onderdeel van het IFMS-programma (Individueel Functioneren Medisch Specialisten) of ten behoeve van herregistratie. Als coördinator zet u de evaluatierondes op en begeleidt u het proces.
Bij de INCEPT wordt per medisch specialist een individuele evaluatieronde aangemaakt. De specialist nodigt vervolgens zelf collega's uit om feedback te geven, en vult ook een zelfevaluatie in.
Voordat u begint: zorg ervoor dat de medisch specialisten die deelnemen in het systeem zijn ingevoerd. Is dat nog niet het geval? Ga dan eerst naar Beheren afdeling om de personen toe te voegen.
Open het tabblad Evaluatierondes om te beginnen.
Stap 1. Nieuwe evaluatieronde aanmaken
Klik op Nieuwe evaluatieronde toevoegen.
- Bij Variant kiest u voor de INCEPT (of INCEPT/IFMS, afhankelijk van de benaming in uw omgeving). Klik op Volgende.
- Bij Groepsnaam is het handig om een herkenbare naam in te vullen, bijvoorbeeld "IFMS Heelkunde 2025" of "Herregistratie Cardiologie".
- De startdatum staat standaard op vandaag. Pas deze aan indien gewenst. Doe hetzelfde voor de einddatum.
- Met de optie Houd mij op de hoogte via e-mailmeldingen ontvangt u een bericht wanneer iemand de vragenlijst heeft ingevuld en wanneer de evaluatieronde is afgerond. Schakel deze optie uit als u dit niet wenst.
- Klik op Volgende.
Stap 2. E-mailschema instellen
Ga naar het tabblad E-mail.
- Kies het juiste e-mailsjabloon voor de uitnodiging. Klik op de knop rechts om een voorbeeld te bekijken.
- Schakel Automatische uitnodiging in om de uitnodigingsmails automatisch te laten versturen.
- Kies het herinneringssjabloon. Bekijk eventueel het voorbeeld.
- Schakel Automatische herinnering in en kies de gewenste interval.
- Klik op Volgende.
Stap 3. Medisch specialisten toevoegen (te beoordelen personen)
U bent nu bij Te beoordelen personen. Voor elke specialist die u hier toevoegt, wordt een individuele evaluatieronde aangemaakt.
- Zoek in de boomstructuur links naar de juiste afdeling.
- Klik bij Medisch specialisten op het plusteken rechts om alle specialisten toe te voegen, of selecteer individuele personen.
- Hoort iemand er niet bij? Klik dan op het minteken naast de naam om deze persoon te verwijderen.
- Klik op Volgende.
Stap 4. Afronden
Controleer het overzicht en klik op Evaluatierondes aanmaken.
Per specialist wordt nu een evaluatieronde aangemaakt. De specialisten ontvangen een uitnodiging om het proces te starten: zij kiezen zelf welke collega's zij willen uitnodigen voor feedback en vullen een zelfevaluatie in.
Na het opzetten: het proces begeleiden
Als coördinator is het goed om de voortgang in de gaten te houden:
- Voortgang controleren: in het overzicht van evaluatierondes kunt u per specialist zien hoeveel vragenlijsten er zijn ingevuld.
- Herinneringen: als Automatische herinnering is ingeschakeld, stuurt het systeem automatisch herinneringen naar respondenten die nog niet hebben ingevuld.
- Verlengen: loopt de evaluatieperiode af maar zijn er nog te weinig reacties? U kunt de einddatum aanpassen. Neem bij een afgesloten evaluatie contact op met de supportafdeling om deze te heropenen.
- Deelnemers toevoegen: de specialist voegt zelf respondenten toe. Als coördinator kunt u dit ook doen via de knop Deelnemers.
Rapporten
Op de dag na de einddatum genereert het systeem automatisch de rapporten — één per specialist. De specialist kan het rapport inzien via het portaal.
Belangrijk: informeer de specialist wanneer het rapport beschikbaar is. Er gaat geen automatische e-mail uit.
De specialist heeft de mogelijkheid om het rapport tijdelijk te delen met een collega, bijvoorbeeld voor een reflectie- of coachingsgesprek.
Minimum respons: een INCEPT-rapport wordt alleen aangemaakt als er voldoende vragenlijsten zijn ingevuld. Het exacte minimumaantal hangt af van de configuratie.
Veelgestelde vragen over de INCEPT/IFMS (coördinatoren)
Een specialist heeft te weinig reacties ontvangen. Kan ik de evaluatie verlengen? Ja. Pas de einddatum aan als de evaluatieronde nog loopt. Is de evaluatie al afgesloten? Neem contact op met de supportafdeling om deze te heropenen.
De specialist ziet geen evaluatie in het portaal. Controleer of de specialist correct is toegevoegd als Te beoordelen persoon. Controleer ook of het e-mailadres klopt.
Het rapport is niet gegenereerd na de einddatum. Waarschijnlijk is het minimaal benodigde aantal reacties niet gehaald. Controleer de voortgang en overweeg om de evaluatie te verlengen.
Kan een specialist meerdere INCEPT-rondes tegelijk hebben? Ja, maar dit wordt afgeraden om verwarring te voorkomen. Rond eerst de lopende evaluatieronde af.
Hoe weet ik of de evaluatierondes goed verlopen? In het overzicht van evaluatierondes ziet u per specialist de status en het aantal ingevulde vragenlijsten. Als coördinator kunt u ook meldingen ontvangen bij elke ingevulde vragenlijst.