Opzetten INCEPT/IFMS voor coördinatoren
Klaar om de INCEPT op te zetten? Zorg er eerst voor dat alle medisch specialisten en A(N)IOS in het systeem zijn ingevoerd. Is dat nog niet het geval? Ga dan eerst naar Beheren afdeling; daar helpen we u om ze in het systeem te zetten.
Een INCEPT-meetperiode starten gaat in twee stappen:
- Stap 1 doet u als coördinator: u start de evaluatie op en voegt de medisch specialist toe en nodigt deze uit.
- Stap 2 doet de specialist zelf: hij of zij ontvangt een link naar het portaal van Perito en kiest daar de eigen respondenten.
De stappen die de specialist daarna zet, leest u op de pagina Opzetten INCEPT/IFMS voor medisch specialisten.
Open het tabblad Evaluaties om te beginnen. Voor elke specialist wordt een aparte evaluatie aangemaakt.
Stap 1. Nieuwe evaluatie aanmaken
Klik op Evaluatie toevoegen om als coördinator een nieuwe evaluatie aan te maken.
- Bij Variant kiest u voor de INCEPT, om aan te geven dat het om dit instrument gaat. Klik op Volgende.
- De startdatum staat standaard op vandaag. De startdatum is de datum vanaf wanneer alle vragenlijsten door collega's kunnen worden ingevuld. Om de specialist de tijd te geven iedereen uit te nodigen, zet u de startdatum 1 à 2 weken in de toekomst.
- Pas ook de einddatum aan naar een passende datum.
- Met de optie Voeg deze evaluatie aan mijn berichten toe blijft u op de hoogte: u ontvangt een bericht wanneer iemand de vragenlijst heeft ingevuld en wanneer de evaluatie is afgerond. Schakel deze optie uit als u dit niet wenst.
- Klik op Volgende.
Stap 2. E-mailschema instellen
Ga naar het tabblad E-mail bovenin.
- Kies het mailsjabloon INCEPT_Other_Uitnodiging. Klik op de knop rechts om een voorbeeld van de e-mail te bekijken.
- Schakel Automatische uitnodiging in om de e-mails automatisch te laten versturen, en laat de optie eronder staan op "op startdatum: (dd-mm-jjjj)".
- Kies het mailsjabloon INCEPT_Other_reminder. Klik ook hier op de knop rechts voor een voorbeeld.
- Schakel Automatische herinnering in en kies de gewenste interval.
- Klik op Volgende.
Stap 3. Medisch specialist toevoegen
U bent nu bij Te beoordelen personen. Hier selecteert u de medisch specialist voor wie een INCEPT/IFMS-evaluatie wordt aangemaakt.
- Zoek in de boomstructuur links naar de juiste afdeling.
- Klik bij Medisch specialisten op het plusteken naast de persoon voor wie een INCEPT/IFMS moet worden aangemaakt.
- Staat er rechts in de selectie iemand die er niet bij hoort? Klik dan op het minteken naast de naam om deze persoon te verwijderen.
- Klik op Volgende.
Stap 4. Overige respondenten toevoegen
U bent nu bij Overige deelnemers. Deze stap kunt u leeg laten en overslaan. Het gaat hier om de respondenten die de specialist gaan evalueren; die kiest en nodigt de specialist later zelf uit in het systeem.
- Klik op Volgende.
Stap 5. Afronden
In de laatste stap, Overzicht, ziet u een overzicht van de evaluatie die klaarstaat. Kloppen de namen? Klik dan op Evaluatie aanmaken.
Uitnodigingen sturen
In de stappen hierboven heeft u ingesteld dat de e-mails automatisch worden verstuurd. Dat geldt echter voor de uitnodigingen voor de vragenlijst. De specialist zelf moet nu nog apart worden uitgenodigd om de selectie van respondenten te maken. Dat doet u als volgt:
- Klik bovenin op het tabblad Evaluaties en selecteer de INCEPT. U ziet nu weer de lijst met alle evaluaties.
- Klik op de regel van de zojuist aangemaakte evaluatie. U ziet nu de weergave van de evaluatie met daarin de specialist.
- Klik op de blauwe knop Send Mail Now en vervolgens op Send invitation.
- Klik op Invite Selected Now; de e-mail wordt verzonden.
- Heeft u voor meerdere specialisten een evaluatie aangemaakt? Herhaal dit proces dan voor elke evaluatie.
Rapport
Op de dag na de einddatum genereert het systeem automatisch het rapport, mits er voldoende respons is. De specialist kan het rapport zelf bekijken in het portaal. Daar heeft hij of zij ook de mogelijkheid om het rapport tijdelijk met iemand te delen, bijvoorbeeld voor een coachingsgesprek. Die persoon kan het rapport dan eveneens via het portaal inzien.
Onderstaande video laat het proces nog eens zien.
Meer details weten?
- Inloggen: u kunt inloggen via het hoofdmenu bovenin als u nog niet in het systeem zit.
- Nieuwe evaluatie: met de optie Voeg deze evaluatie aan mijn berichten toe geeft u aan dat u als coördinator een bericht krijgt zodra iemand de vragenlijst heeft ingevuld én wanneer iedereen klaar is.
- Nieuwe evaluatie: de startdatum staat standaard op vandaag en de einddatum op één maand later.
- E-mail: op het tabblad E-mail ziet u welk sjabloon automatisch is gekozen, en met de knop ernaast bekijkt u een voorbeeld.
- Deelnemers toevoegen: doet iemand niet mee? Klik dan op het minteken naast de naam, dan verdwijnt deze persoon weer.
Support via e-mail
Natuurlijk kunt u ons ook altijd een e-mail sturen met uw vraag. Het e-mailadres hiervoor is support@peritoprofessionalperformance.nl.
Telefonische support
U kunt ons ook altijd even bellen; voor korte vragen werkt dat vaak heel efficiënt. Ons nummer voor telefonische support is 085 864 05 05.
Online één-op-één sessies
Komen we er via e-mail of telefonisch niet uit? Dan kunnen we een online meeting opzetten. Stuur een e-mail naar support@peritoprofessionalperformance.nl om een online Teams-meeting aan te vragen, dan plannen we snel een afspraak.