Opzetten INCEPT/IFMS voor medisch specialisten

Als medisch specialist gebruikt u de INCEPT om 360-graden feedback te verzamelen van uw collega's. Dit instrument wordt veelal ingezet als onderdeel van het IFMS-programma (Individueel Functioneren Medisch Specialisten) of ten behoeve van uw herregistratie.

Bij de INCEPT nodigt u zelf collega's uit om een vragenlijst over uw functioneren in te vullen. Daarnaast vult u een zelfevaluatie in. Na afloop ontvangt u een persoonlijk rapport.

Aan de slag: uw evaluatie starten

Uw coördinator maakt de evaluatieronde voor u aan. U ontvangt vervolgens een uitnodigingsmail met een link naar het portaal. Daar doorloopt u de volgende stappen.

Stap 1. Inloggen op het portaal

Klik op de link in uw uitnodigingsmail. U komt dan op het portaal, waar u een zogeheten Magic Link aanvraagt door uw e-mailadres in te vullen. U ontvangt deze Magic Link per e-mail. Klik op de link in die e-mail en u wordt automatisch ingelogd op uw persoonlijke portaal.

Let op: de Magic Link is tijdelijk geldig. Kunt u later niet meer inloggen? Vraag dan via het portaal een nieuwe Magic Link aan door uw e-mailadres in te vullen.

Stap 2. Collega's uitnodigen

In het portaal ziet u uw openstaande evaluatieronde. Hier nodigt u collega's uit om feedback te geven.

Zo voegt u deelnemers toe:

1. Druk rechts van Deelnemers toevoegen aan deze evaluatie op de knop Deelnemer toevoegen.
2. Leden van uw eigen afdeling ziet u meteen onderin staan; u selecteert hen door erop te klikken.
3. Andere collega's zoekt u op door hun e-mailadres in te tikken. Zij verschijnen dan onder Zoekresultaten en kunt u daar aanklikken.
4. Bestaat iemand nog niet in het systeem? Dan voegt u die toe via Nieuwe uitnodigen.
5. Lukt het toevoegen niet? Schroom dan niet om de details te sturen naar support@peritoprofessionalperformance.nl — wij lossen het graag voor u op.

Houd bij uw keuze rekening met het volgende:

• Kies collega's met wie u regelmatig samenwerkt en die uw functioneren goed kunnen beoordelen.
• Nodig voldoende collega's uit (minimaal 8-10) om een betrouwbaar rapport te krijgen en om rekening te houden met collega's die mogelijk niet reageren.

De uitgenodigde collega's ontvangen automatisch een e-mail met een link naar de vragenlijst.

Stap 3. Zelfevaluatie invullen

Naast de feedback van uw collega's wordt u gevraagd een zelfevaluatie in te vullen. Hiermee beoordeelt u uzelf op dezelfde competenties als waarop uw collega's u beoordelen. In het rapport worden uw eigen scores naast die van uw collega's gezet.

Let op: nodig eerst al uw collega's uit (Stap 2) voordat u de zelfevaluatie invult. Zodra u de zelfevaluatie heeft ingevuld, kunt u geen collega's meer toevoegen of wijzigen.

Stap 4. Wachten op reacties

De evaluatieperiode loopt tot de ingestelde einddatum. Gedurende deze periode:

• Ontvangen uw collega's automatisch herinneringen als zij de vragenlijst nog niet hebben ingevuld.
• Kunt u in het portaal de voortgang volgen: hoeveel collega's hebben de vragenlijst al ingevuld?
• Heeft u na een tijdje te weinig reacties? Overweeg om extra collega's uit te nodigen of vraag uw coördinator om de evaluatieperiode te verlengen.

Uw rapport

Op de dag na de einddatum genereert het systeem automatisch uw persoonlijke rapport. U kunt het rapport inzien via het portaal.

Het rapport bevat:

• Uw gemiddelde scores per competentie, afgezet tegen de scores van uw collega's.
• Uw zelfevaluatiescores naast de gemiddelde scores van uw collega's.
• Samengevoegde resultaten — individuele antwoorden zijn niet herleidbaar.

Rapport delen: via het portaal kunt u uw rapport tijdelijk delen met een collega, bijvoorbeeld ten behoeve van een reflectie- of coachingsgesprek.

Rapport downloaden: u kunt het rapport downloaden als PDF-bestand. Wij raden u aan een gedownload rapport niet per e-mail te verspreiden. Gebruik hiervoor te allen tijde de optie Rapport delen.

Veelgestelde vragen voor medisch specialisten

Ik heb een uitnodiging ontvangen maar de link werkt niet. De link heeft een beperkte geldigheid. Ga naar het portaal en vraag een nieuwe link aan door uw e-mailadres in te vullen. Werkt dit niet? Neem dan contact op met de supportafdeling.

Hoeveel collega's moet ik uitnodigen? Wij raden aan om minimaal 8-10 collega's uit te nodigen. Niet iedereen zal reageren, dus met meer uitnodigingen vergroot u de kans op een rapport dat aan de minimumeis voldoet.

Mijn evaluatie is afgelopen maar ik heb te weinig reacties. Wat nu? Neem contact op met uw coördinator. De evaluatieperiode kan worden verlengd zodat u extra collega's kunt uitnodigen of bestaande respondenten meer tijd krijgen.

Ik kan mijn rapport niet vinden in het portaal. Log opnieuw in op het portaal. Het rapport verschijnt op de dag na de einddatum. Ziet u het rapport niet? Neem contact op met de supportafdeling.

Is de feedback van mijn collega's anoniem? Ja. Individuele antwoorden zijn niet herleidbaar in het rapport. Het rapport toont alleen gemiddelde scores en samengevoegde resultaten.

Ik heb het rapport nodig voor mijn herregistratie. Kan ik het sneller ontvangen? Het rapport wordt automatisch gegenereerd op de dag na de einddatum. Als u het rapport eerder nodig heeft, neem dan contact op met de supportafdeling. Wij kunnen in sommige gevallen het rapport handmatig genereren.

Kan ik mijn rapport delen met mijn coach of leidinggevende? Ja. Via het portaal kunt u het rapport tijdelijk delen met een persoon naar keuze.