Opzetten D-RECT
De D-RECT is een gevalideerd evaluatie-instrument waarmee A(N)IOS het opleidingsklimaat van uw afdeling beoordelen. Hieronder leest u stap voor stap hoe u een D-RECT evaluatieronde opzet.
Voordat u begint: zorg ervoor dat alle A(N)IOS in het systeem zijn ingevoerd. Is dat nog niet het geval? Ga dan eerst naar Beheren afdeling om de personen toe te voegen.
Open het tabblad Evaluatierondes om te beginnen.
Stap 1. Nieuwe evaluatieronde aanmaken
Klik op Nieuwe evaluatieronde toevoegen.
- Bij Variant kiest u voor de D-RECT. Klik op Volgende.
- De startdatum staat standaard op vandaag. Pas deze aan indien gewenst. Doe hetzelfde voor de einddatum.
- Met de optie Houd mij op de hoogte via e-mailmeldingen ontvangt u een bericht wanneer iemand de vragenlijst heeft ingevuld en wanneer de evaluatieronde is afgerond. Schakel deze optie uit als u dit niet wenst.
Stap 2. E-mailschema instellen
Ga naar het tabblad E-mail bovenin.
- Het juiste e-mailsjabloon is automatisch geselecteerd. Klik op de knop rechts om een voorbeeld van de e-mail te bekijken.
- Schakel Automatische uitnodiging in om de uitnodigingsmails automatisch te laten versturen. Kies vervolgens de gewenste optie.
- Doe hetzelfde bij Automatische herinnering.
- Klik op Volgende.
Stap 3. Hoofd opleider toevoegen
Op deze pagina kunt u de hoofd opleider toegang geven tot het rapport van de D-RECT.
U kunt de hoofd opleider nu al toevoegen. Houd er rekening mee dat hij of zij dan ook een uitnodiging voor de vragenlijst ontvangt. Informeer de hoofd opleider hierover. Een alternatief is om deze stap nu over te slaan en de hoofd opleider na afloop van de meetperiode toe te voegen via de knop Deelnemers.
Klik op Volgende.
Stap 4. A(N)IOS toevoegen
Op deze pagina voegt u alle A(N)IOS toe die feedback geven op het opleidingsklimaat.
- Zoek in de boomstructuur links naar de juiste afdeling.
- Klik bij A(N)IOS en Fellows op het plusteken rechts. Hiermee worden alle personen in deze groep in één keer toegevoegd.
- Hoort iemand er niet bij? Klik dan op het minteken naast de naam om deze persoon te verwijderen.
- Klik op Volgende.
Stap 5. Afronden
Klik op Evaluatierondes aanmaken om de evaluatie te starten.
De uitnodigingsmails en herinneringen worden automatisch verstuurd volgens het ingestelde schema. Op de dag na de einddatum wordt het D-RECT rapport automatisch gegenereerd.
Let op: er gaat geen automatische e-mail naar de hoofd opleider wanneer het rapport beschikbaar is. Informeer de hoofd opleider hier zelf over. Controleer tevens of het Niveau in het Ledenbeheer van de hoofd opleider correct is ingesteld, want dit bepaalt of hij of zij het rapport kan inzien.
Rapport
Op de dag na de einddatum genereert het systeem automatisch het D-RECT rapport. De hoofd opleider kan dit rapport bekijken via het portaal.
Belangrijk: de hoofd opleider moet als Rapporteigenaar aan de evaluatieronde zijn gekoppeld om het rapport te kunnen inzien. Dit kan ook achteraf. Klik op Deelnemers, zoek de hoofd opleider op, voeg deze toe met het plusteken en vink vervolgens Rapporteigenaar aan.
De hoofd opleider heeft ook de mogelijkheid om het rapport tijdelijk met een collega te delen. Die persoon kan het rapport dan eveneens inzien via het portaal.
Minimum respons: een D-RECT rapport wordt alleen aangemaakt als minimaal vier A(N)IOS de vragenlijst volledig hebben ingevuld.
Veelgestelde vragen over de D-RECT
Hoe lang loopt een evaluatieronde standaard? De startdatum staat standaard op vandaag en de einddatum op één maand later. Beide data kunt u naar wens aanpassen.
Kan ik achteraf deelnemers toevoegen of verwijderen? Ja. Klik op Deelnemers bij de betreffende evaluatieronde om personen toe te voegen of te verwijderen.
Kan ik als coördinator meldingen ontvangen? Ja. Met de optie Houd mij op de hoogte via e-mailmeldingen ontvangt u een bericht bij elke ingevulde vragenlijst en bij het afronden van de evaluatieronde.