Opzetten What's Up

De What's Up is een flexibel evaluatie-instrument met open vragen. U stelt zelf maximaal zes vragen op, die de deelnemers beantwoorden met een vrije tekst. Hieronder leest u stap voor stap hoe u een What's Up evaluatieronde opzet.

Voordat u begint: zorg ervoor dat alle A(N)IOS en stafleden in het systeem zijn ingevoerd. Is dat nog niet het geval? Ga dan eerst naar Beheren afdeling om de personen toe te voegen.

Open het tabblad Evaluatierondes om te beginnen.

Stap 1. Nieuwe evaluatieronde aanmaken

Klik op Nieuwe evaluatieronde toevoegen.

  • Bij Variant kiest u voor de What's Up. Klik op Volgende.
  • De startdatum staat standaard op vandaag. Pas deze aan indien gewenst. Doe hetzelfde voor de einddatum.
  • Met de optie Houd mij op de hoogte via e-mailmeldingen ontvangt u een bericht wanneer iemand de vragenlijst heeft ingevuld en wanneer de evaluatieronde is afgerond. Schakel deze optie uit als u dit niet wenst.
  • Klik op Volgende.

Stap 2. E-mailschema instellen

Ga naar het tabblad E-mail bovenin.

  • Het juiste e-mailsjabloon is automatisch geselecteerd. Klik op de knop rechts om een voorbeeld van de e-mail te bekijken.
  • Schakel Automatische uitnodiging in om de uitnodigingsmails automatisch te laten versturen. Kies vervolgens de gewenste optie.
  • Doe hetzelfde bij Automatische herinnering.
  • Klik op Volgende.

Stap 3. Vragen invoeren

U zit nu in het tabblad Extra. Hier voert u uw eigen open vragen in.

  • Typ bij Vraag 1 uw eerste vraag. Elke vraag wordt een open vraag waarop deelnemers een vrije tekst kunnen invullen.
  • Ga door met Vraag 2 en verder, tot een maximum van zes vragen.
  • Klik op Volgende.

Stap 4. Deelnemers toevoegen

  • Zoek in de boomstructuur links naar de juiste afdeling.
  • Klik bij Medisch specialisten en/of A(N)IOS en Fellows op het plusteken rechts. Hiermee worden alle personen in deze groep in één keer toegevoegd.
  • Hoort iemand er niet bij? Klik dan op het minteken naast de naam om deze persoon te verwijderen.
  • Klik op Volgende.

Stap 5. Afronden

Klik op Evaluatierondes aanmaken om de evaluatie te starten.

De uitnodigingsmails en herinneringen worden automatisch verstuurd volgens het ingestelde schema. Op de dag na de einddatum wordt het What's Up rapport automatisch gegenereerd.

Let op: er gaat geen automatische e-mail naar de hoofd opleider wanneer het rapport beschikbaar is. Informeer de hoofd opleider hier zelf over. Controleer tevens of het Niveau in het Ledenbeheer van de hoofd opleider correct is ingesteld, want dit bepaalt of hij of zij het rapport kan inzien.

Rapport

Op de dag na de einddatum genereert het systeem automatisch het What's Up rapport. De hoofd opleider kan dit rapport bekijken via het portaal. Hij of zij heeft daar ook de mogelijkheid om het rapport tijdelijk met een collega te delen.

Veelgestelde vragen over de What's Up

Hoeveel vragen kan ik stellen? U kunt maximaal zes open vragen invoeren. Er is geen minimum.

Hoe lang loopt een evaluatieronde standaard? De startdatum staat standaard op vandaag en de einddatum op één maand later. Beide data kunt u naar wens aanpassen.

Kan ik achteraf deelnemers toevoegen of verwijderen? Ja. Klik op Deelnemers bij de betreffende evaluatieronde om personen toe te voegen of te verwijderen.

Kan ik de vragen achteraf nog wijzigen? Neem hiervoor contact op met de support-afdeling.