Opzetten TeamQ
De TeamQ is een gevalideerd evaluatie-instrument waarmee stafleden de hoofd opleider (en eventueel de plaatsvervangend opleider) beoordelen. Hieronder leest u stap voor stap hoe u een TeamQ evaluatieronde opzet.
Voordat u begint: zorg ervoor dat alle medisch specialisten in het systeem zijn ingevoerd. Is dat nog niet het geval? Ga dan eerst naar Beheren afdeling om de personen toe te voegen.
Open het tabblad Evaluatierondes om te beginnen.
Stap 1. Nieuwe evaluatieronde aanmaken
Klik op Nieuwe evaluatieronde toevoegen.
- Bij Variant kiest u voor de TeamQ. Klik op Volgende.
- De startdatum staat standaard op vandaag. Pas deze aan indien gewenst. Doe hetzelfde voor de einddatum.
- Met de optie Houd mij op de hoogte via e-mailmeldingen ontvangt u een bericht wanneer iemand de vragenlijst heeft ingevuld en wanneer de evaluatieronde is afgerond. Schakel deze optie uit als u dit niet wenst.
Stap 2. E-mailschema instellen
Ga naar het tabblad E-mail bovenin.
- Kies het e-mailsjabloon TeamQ_uitnodiging. Klik op de knop rechts om een voorbeeld te bekijken.
- Schakel Automatische uitnodiging in om de uitnodigingsmails automatisch te laten versturen. Kies vervolgens de gewenste optie.
- Kies het herinneringssjabloon TeamQ_reminder. Bekijk eventueel het voorbeeld.
- Schakel ook Automatische herinnering in en kies de gewenste interval.
- Klik op Volgende.
Stap 3. Hoofd opleider(s) toevoegen
U bent nu bij Te beoordelen personen. Hier voegt u de hoofd opleider toe, en eventueel de plaatsvervangend opleider.
- Zoek in de boomstructuur links naar de juiste afdeling.
- Klik bij Medisch specialisten op het plusteken rechts van de hoofd opleider om deze persoon toe te voegen. Voeg eventueel ook de plaatsvervangend opleider toe.
- Klik op Volgende.
Stap 4. Overige stafleden toevoegen
U bent nu bij Overige deelnemers. Dit zijn de stafleden die de TeamQ invullen.
- Zoek in de boomstructuur links naar de juiste afdeling.
- Klik bij Medisch specialisten op het plusteken rechts. Hiermee worden alle specialisten in deze groep in één keer toegevoegd.
- Belangrijk: verwijder de hoofd opleider (en eventueel de plaatsvervangend opleider) die u in de vorige stap al heeft toegevoegd. Klik op het minteken naast hun naam.
- Klik op Volgende.
Stap 5. Afronden
Klik op Evaluatierondes aanmaken om de evaluatie te starten.
De uitnodigingsmails en herinneringen worden automatisch verstuurd volgens het ingestelde schema. Op de dag na de einddatum wordt het TeamQ rapport automatisch gegenereerd.
Let op: er gaat geen automatische e-mail naar de hoofd opleider wanneer het rapport beschikbaar is. Informeer de hoofd opleider hier zelf over. Controleer tevens of het Niveau in het Ledenbeheer van de hoofd opleider correct is ingesteld, want dit bepaalt of hij of zij het rapport kan inzien.
Rapport
Op de dag na de einddatum genereert het systeem automatisch het TeamQ rapport. De hoofd opleider kan dit rapport bekijken via het portaal.
Veelgestelde vragen over de TeamQ
Hoe lang loopt een evaluatieronde standaard? De startdatum staat standaard op vandaag en de einddatum op één maand later. Beide data kunt u naar wens aanpassen.
Kan ik achteraf deelnemers toevoegen of verwijderen? Ja. Klik op Deelnemers bij de betreffende evaluatieronde om personen toe te voegen of te verwijderen.
Kan ik als coördinator meldingen ontvangen? Ja. Met de optie Houd mij op de hoogte via e-mailmeldingen ontvangt u een bericht bij elke ingevulde vragenlijst en bij het afronden van de evaluatieronde.