Opzetten SETQ

De SETQ is een gevalideerd evaluatie-instrument waarmee A(N)IOS individuele medisch specialisten beoordelen op hun opleiderskwaliteiten. Per specialist wordt een afzonderlijke evaluatieronde aangemaakt. Er is ook een SETQ Focus variant waarmee u bepaalde domeinen kunt overslaan.

Hieronder leest u stap voor stap hoe u een SETQ evaluatieronde opzet.

Voordat u begint: zorg ervoor dat alle medisch specialisten én A(N)IOS in het systeem zijn ingevoerd. Is dat nog niet het geval? Ga dan eerst naar Beheren afdeling om de personen toe te voegen.

Open het tabblad Evaluatierondes om te beginnen.

Stap 1. Nieuwe evaluatieronde aanmaken

Klik op Nieuwe evaluatieronde toevoegen.

  • Bij Variant kiest u voor de SETQ of de SETQ Focus (als u bepaalde domeinen wilt overslaan). Klik op Volgende.
  • Bij Groepsnaam is het handig om een herkenbare naam in te vullen, bijvoorbeeld de naam van de afdeling en de periode (zoals "Heelkunde, nov 2025"). Omdat er per specialist een evaluatieronde wordt aangemaakt, helpt de groepsnaam u om het overzicht te bewaren.
  • Bij Naam (voorbeeld) hoeft u niets te wijzigen. Het systeem vult hier automatisch het specialisme en de naam van de specialist in.
  • De startdatum staat standaard op vandaag. Pas deze aan indien gewenst. Doe hetzelfde voor de einddatum.
  • Met de optie Houd mij op de hoogte via e-mailmeldingen ontvangt u een bericht wanneer iemand de vragenlijst heeft ingevuld en wanneer de evaluatieronde is afgerond. Schakel deze optie uit als u dit niet wenst.
  • Klik op Volgende.

Stap 2. E-mailschema instellen

U zit nu in het tabblad E-mail.

  • Kies het e-mailsjabloon SETQ_Other_uitnodiging. Klik op de knop rechts om een voorbeeld te bekijken.
  • Met Aangepast onderwerp kunt u desgewenst het onderwerp van de uitnodigingsmail wijzigen.
  • Schakel Automatische uitnodiging in. Het systeem verstuurt de uitnodigingen op de startdatum.
  • Kies het herinneringssjabloon SETQ_Other_reminder. Ook hier kunt u een voorbeeld bekijken en het onderwerp aanpassen.
  • Schakel Automatische herinnering in en kies de gewenste interval (standaard: eens per week).
  • De overige opties kunt u uitgeschakeld laten.
  • Klik op Volgende.

Stap 2a. SETQ Focus instellingen (alleen bij SETQ Focus)

Heeft u gekozen voor de SETQ Focus? Dan verschijnt er een extra pagina Extra waar u domeinen kunt overslaan.

  • Kies bij elk domein dat u wilt overslaan voor Ja. De overige domeinen laat u op Nee staan.
  • Het domein Rolmodel wordt altijd uitgevraagd en staat daarom niet in de lijst.
  • Klik op Volgende.

Stap 3. Stafleden toevoegen (te beoordelen personen)

U bent nu bij Te beoordelen personen. Voor elk staflid dat u hier toevoegt, wordt een individuele evaluatieronde aangemaakt. Zij ontvangen ook een uitnodiging voor een zelfevaluatie.

  • Zoek in de boomstructuur links naar de juiste afdeling.
  • Klik bij Medisch specialisten op het plusteken rechts. Hiermee worden alle specialisten in deze groep in één keer toegevoegd.
  • Hoort iemand er niet bij? Klik dan op het minteken naast de naam om deze persoon te verwijderen.
  • Klik op Volgende.

Stap 4. A(N)IOS toevoegen

U bent nu bij Overige deelnemers. Dit zijn de A(N)IOS die de evaluaties invullen.

  • Zoek in de boomstructuur links naar de juiste afdeling.
  • Klik bij A(N)IOS en Fellows op het plusteken rechts. Hiermee worden alle personen in deze groep in één keer toegevoegd.
  • Hoort iemand er niet bij? Klik dan op het minteken naast de naam om deze persoon te verwijderen.
  • Klik op Volgende.

Stap 5. Afronden

In het Overzicht ziet u alle evaluatierondes die klaarstaan om te worden aangemaakt — één per staflid. Controleer of de namen kloppen en klik op Evaluatierondes aanmaken.

De uitnodigingsmails en herinneringen worden automatisch verstuurd volgens het ingestelde schema.

Hoe werkt het voor de A(N)IOS? De A(N)IOS zien in hun portaal een overzicht van alle specialisten die zij kunnen evalueren. De specialisten met het minste aantal ontvangen vragenlijsten staan bovenaan, zodat de A(N)IOS gemakkelijk kunnen zien bij wie hun feedback het meest nodig is.

Rapporten

Op de dag na de einddatum genereert het systeem automatisch alle rapporten — één per specialist. De specialisten kunnen hun eigen rapport bekijken via het portaal. Zij hebben daar ook de mogelijkheid om het rapport tijdelijk te delen met een collega, bijvoorbeeld ten behoeve van een coachingsgesprek.

Minimum respons: een SETQ-rapport wordt alleen aangemaakt als minimaal drie A(N)IOS de betreffende specialist hebben beoordeeld. De zelfevaluatie telt hierbij niet mee.

Veelgestelde vragen over de SETQ

Wat is het verschil tussen de SETQ en de SETQ Focus? Bij de SETQ Focus kunt u bepaalde domeinen overslaan, waardoor de vragenlijst korter wordt. Het domein Rolmodel wordt altijd uitgevraagd.

Hoe lang loopt een evaluatieronde standaard? De startdatum staat standaard op vandaag en de einddatum op één maand later. Beide data kunt u naar wens aanpassen.

Kan ik achteraf deelnemers toevoegen of verwijderen? Ja. Klik op Deelnemers bij de betreffende evaluatieronde om personen toe te voegen of te verwijderen.

Kunnen specialisten hun rapport delen? Ja. Via het portaal kunnen zij het rapport tijdelijk delen met een collega, die het dan ook via het portaal kan inzien.