Opzetten QuickScan
De QuickScan is een gevalideerd evaluatie-instrument waarmee de leden van een vakgroep de onderlinge samenwerking binnen de vakgroep zelf in kaart brengen. De QuickScan bestrijkt zes samenwerkingsdomeinen: visie en gedeelde doelen, structuur van samenwerken, besluitvorming en ondersteunende systemen, klimaat en communicatie, resultaten en reputatie, en de ervaren veiligheidscultuur. Daarnaast geven vakgroepsleden aan welke aspecten van het functioneren voor hen de hoogste verbeterprioriteit hebben.
Veel wetenschappelijke verenigingen gebruiken de QuickScan als (verplicht) onderdeel van de kwaliteitsvisitatie.
Hieronder leest u stap voor stap hoe u een QuickScan-evaluatieronde opzet.
Voordat u begint: zorg ervoor dat alle leden van de vakgroep in het systeem zijn ingevoerd. Is dat nog niet het geval? Ga dan eerst naar Beheren afdeling om de personen toe te voegen.
Open het tabblad Evaluatierondes om te beginnen.
Stap 1. Nieuwe evaluatieronde aanmaken
Klik op Nieuwe evaluatieronde toevoegen.
- Bij Variant kiest u voor de QuickScan. Klik op Volgende.
- Bij Groepsnaam vult u een herkenbare naam in, bijvoorbeeld de naam van de vakgroep en de periode (zoals "Heelkunde, nov 2026").
- De startdatum staat standaard op vandaag. Pas deze aan indien gewenst. Doe hetzelfde voor de einddatum.
- Met de optie Houd mij op de hoogte via e-mailmeldingen ontvangt u een bericht wanneer iemand de vragenlijst heeft ingevuld en wanneer de evaluatieronde is afgerond. Schakel deze optie uit als u dit niet wenst.
Stap 2. E-mailschema instellen
Ga naar het tabblad E-mail bovenin.
- Het juiste e-mailsjabloon is automatisch geselecteerd. Klik op de knop rechts om een voorbeeld van de e-mail te bekijken.
- Schakel Automatische uitnodiging in om de uitnodigingsmails automatisch te laten versturen. Kies vervolgens de gewenste optie.
- Doe hetzelfde bij Automatische herinnering.
- Klik op Volgende.
Stap 3. Rapporteigenaar toevoegen
Op deze pagina geeft u één of meer leden van de vakgroep toegang tot het feedbackrapport.
U kunt de rapporteigenaar nu al toevoegen. Houd er rekening mee dat hij of zij dan ook een uitnodiging voor de vragenlijst ontvangt. Informeer de rapporteigenaar hierover. Een alternatief is om deze stap nu over te slaan en de rapporteigenaar na afloop van de meetperiode toe te voegen via de knop Deelnemers.
Klik op Volgende.
Stap 4. Vakgroepsleden toevoegen
Op deze pagina voegt u alle leden van de vakgroep toe die de QuickScan invullen.
- Zoek in de boomstructuur links naar de juiste afdeling.
- Klik bij Medisch specialisten op het plusteken rechts. Hiermee worden alle specialisten in deze groep in één keer toegevoegd.
- Hoort iemand er niet bij? Klik dan op het minteken naast de naam om deze persoon te verwijderen.
- Klik op Volgende.
Stap 5. Afronden
Klik op Evaluatierondes aanmaken om de evaluatie te starten.
De uitnodigingsmails en herinneringen worden automatisch verstuurd volgens het ingestelde schema. Op de dag na de einddatum wordt het QuickScan-rapport automatisch gegenereerd.
Let op: er gaat geen automatische e-mail naar de rapporteigenaar wanneer het rapport beschikbaar is. Informeer de rapporteigenaar hier zelf over. Controleer tevens of het Niveau in het Ledenbeheer van de rapporteigenaar correct is ingesteld, want dit bepaalt of hij of zij het rapport kan inzien.
Rapport
Op de dag na de einddatum genereert het systeem automatisch het QuickScan-rapport. Het rapport bevat de resultaten per domein en een overzicht van de door de specialisten zelf aangegeven verbeterprioriteiten.
Belangrijk: de rapporteigenaar moet als Rapporteigenaar aan de evaluatieronde zijn gekoppeld om het rapport te kunnen inzien. Dit kan ook achteraf. Klik op Deelnemers, zoek de persoon op, voeg deze toe met het plusteken en vink vervolgens Rapporteigenaar aan.
De rapporteigenaar heeft ook de mogelijkheid om het rapport tijdelijk met een collega te delen. Die persoon kan het rapport dan eveneens inzien via het portaal.
Minimum respons: een QuickScan-rapport wordt alleen aangemaakt als voldoende vakgroepsleden de vragenlijst volledig hebben ingevuld.
Veelgestelde vragen over de QuickScan
Voor wie is de QuickScan bedoeld? De QuickScan is bedoeld voor vakgroepen van alle medische specialismen die de onderlinge samenwerking binnen de eigen vakgroep willen evalueren.
Hoe lang duurt het invullen? Het invullen van de QuickScan kost circa 10 minuten per persoon.
Hoe lang loopt een evaluatieronde standaard? De startdatum staat standaard op vandaag en de einddatum op één maand later. Beide data kunt u naar wens aanpassen.
Kan ik achteraf deelnemers toevoegen of verwijderen? Ja. Klik op Deelnemers bij de betreffende evaluatieronde om personen toe te voegen of te verwijderen.
Is deelname anoniem? Ja. Het invullen van de QuickScan is anoniem.
Wordt de QuickScan gebruikt voor de kwaliteitsvisitatie? Veel wetenschappelijke verenigingen gebruiken de QuickScan als (verplicht) onderdeel van de kwaliteitsvisitatie. Raadpleeg uw wetenschappelijke vereniging voor de exacte voorwaarden.