Opzetten Group Performance Scan

De Group Performance Scan (GPS) is een 360-graden evaluatie-instrument waarmee een vakgroep of maatschap feedback ontvangt van zichzelf én van haar belangrijkste samenwerkingspartners. De GPS bestrijkt vier domeinen: medisch handelen, professionaliteit, organisatie & innovatie en communicatie & coördinatie. Het rapport laat per domein de kwaliteiten, blinde vlekken en aandachtspunten zien.

Hieronder leest u stap voor stap hoe u een GPS-evaluatieronde opzet.

Voordat u begint: zorg ervoor dat alle leden van de vakgroep én de relevante respondentgroepen (collega-specialisten, medewerkers, eventueel verwijzers en patiënten) in het systeem zijn ingevoerd. Is dat nog niet het geval? Ga dan eerst naar Beheren afdeling om de personen toe te voegen.

Open het tabblad Evaluatierondes om te beginnen.

Stap 1. Nieuwe evaluatieronde aanmaken

Klik op Nieuwe evaluatieronde toevoegen.

Bij Variant kiest u voor de Group Performance Scan. Klik op Volgende.
Bij Groepsnaam vult u een herkenbare naam in, bijvoorbeeld de naam van de vakgroep en de periode (zoals "Cardiologie, nov 2026").
De startdatum staat standaard op vandaag. Pas deze aan indien gewenst. Doe hetzelfde voor de einddatum.
Met de optie Houd mij op de hoogte via e-mailmeldingen ontvangt u een bericht wanneer iemand de vragenlijst heeft ingevuld en wanneer de evaluatieronde is afgerond. Schakel deze optie uit als u dit niet wenst.

Stap 2. E-mailschema instellen

Ga naar het tabblad E-mail bovenin.

Het juiste e-mailsjabloon is automatisch geselecteerd. Klik op de knop rechts om een voorbeeld van de e-mail te bekijken.
Schakel Automatische uitnodiging in om de uitnodigingsmails automatisch te laten versturen. Kies vervolgens de gewenste optie.
Doe hetzelfde bij Automatische herinnering.
Klik op Volgende.

Stap 3. Rapporteigenaar toevoegen

Op deze pagina geeft u één of meer leden van de vakgroep toegang tot het feedbackrapport.

U kunt de rapporteigenaar nu al toevoegen. Houd er rekening mee dat hij of zij dan ook een uitnodiging voor de vragenlijst ontvangt. Informeer de rapporteigenaar hierover. Een alternatief is om deze stap nu over te slaan en de rapporteigenaar na afloop van de meetperiode toe te voegen via de knop Deelnemers.

Klik op Volgende.

Stap 4. Respondenten toevoegen

Op deze pagina voegt u alle personen toe die feedback geven op het functioneren van de vakgroep. De GPS kent meerdere respondentgroepen:

Leden van de vakgroep zelf — zij vullen een zelfevaluatie in.
Collega-specialisten — specialisten uit andere vakgroepen waarmee wordt samengewerkt.
Medewerkers — bijvoorbeeld verpleegkundigen, spreekuurondersteuning en managers.
Verwijzers (optioneel) — huisartsen of andere verwijzende artsen.
Patiënten (optioneel) — afhankelijk van uw onderzoeksopzet.

Zoek per respondentgroep in de boomstructuur links naar de juiste afdeling en voeg de personen toe met het plusteken. Hoort iemand er niet bij? Klik dan op het minteken naast de naam om deze persoon te verwijderen.

Klik op Volgende.

Stap 5. Afronden

Klik op Evaluatierondes aanmaken om de evaluatie te starten.

De uitnodigingsmails en herinneringen worden automatisch verstuurd volgens het ingestelde schema. Op de dag na de einddatum wordt het GPS-rapport automatisch gegenereerd.

Let op: er gaat geen automatische e-mail naar de rapporteigenaar wanneer het rapport beschikbaar is. Informeer de rapporteigenaar hier zelf over. Controleer tevens of het Niveau in het Ledenbeheer van de rapporteigenaar correct is ingesteld, want dit bepaalt of hij of zij het rapport kan inzien.

Rapport

Op de dag na de einddatum genereert het systeem automatisch het GPS-rapport. De rapporteigenaar kan dit rapport bekijken via het portaal. Het rapport bevat de resultaten per domein en per respondentgroep samengevat. Om de anonimiteit te waarborgen wordt per respondentgroep alleen het aantal respondenten getoond.

Belangrijk: de rapporteigenaar moet als Rapporteigenaar aan de evaluatieronde zijn gekoppeld om het rapport te kunnen inzien. Dit kan ook achteraf. Klik op Deelnemers, zoek de persoon op, voeg deze toe met het plusteken en vink vervolgens Rapporteigenaar aan.

De rapporteigenaar heeft ook de mogelijkheid om het rapport tijdelijk met een collega te delen. Die persoon kan het rapport dan eveneens inzien via het portaal.

Minimum respons: een GPS-rapport wordt alleen aangemaakt als per respondentgroep voldoende respondenten de vragenlijst volledig hebben ingevuld.

Veelgestelde vragen over de Group Performance Scan

Voor wie is de Group Performance Scan bedoeld? De GPS is bedoeld voor vakgroepen en maatschappen van alle medische specialismen die inzicht willen krijgen in hun functioneren als groep.

Hoe lang loopt een evaluatieronde standaard? De startdatum staat standaard op vandaag en de einddatum op één maand later. Beide data kunt u naar wens aanpassen.

Kan ik achteraf deelnemers toevoegen of verwijderen? Ja. Klik op Deelnemers bij de betreffende evaluatieronde om personen toe te voegen of te verwijderen.

Is deelname anoniem? Ja. Deelname aan de GPS is anoniem. In het feedbackrapport wordt per respondentgroep alleen het aantal respondenten weergegeven.

Hoe lang duurt het invullen van de vragenlijst? Het invullen van de vragenlijst kost respondenten circa 10 minuten.